Qué es la Factura
Electrónica
Es un documento comercial emitido en formato electrónico
con similares características técnicas a las que puede tener un pedido, aviso
de expedición de mercancía, o confirmación de recepción gestionado mediante EDI,
pero al ser un documento legal con implicaciones de carácter fiscal, requiere
que se cumplan ciertas condiciones de seguridad y autentificación.
La factura electrónica, tiene la misma validez legal que la
factura en papel, pero debe cumplir estas 3 condiciones de seguridad:
1.- Formato de la factura:
Se necesita un formato electrónico de factura de mayor o menor complejidad:
EDIFACT, FACTURAE, XML, PDF, X12...
2.- Transmisión
electrónica: Es necesario que se realice una transmisión telemática. Debe
partir de un ordenador y ser recogida por otro ordenador.
3.- Integridad y
autenticidad: El documento debe permanecer inalterable garantizando su
integridad y autenticidad.
BENEFICIOS
CONSEGUIDOS CON LA IMPLANTACION DE LA FACTURA ELECTRONICA
1.- Eficiencia
La generación, envío y recepción es inmediata y automática.
Se reducen los plazos de emisión y entrega, se evitan los errores por registro
manual, y se simplifica la consulta y recuperación del archivo de facturas...
2.- Reducción de los
costes
Emisor y receptor ven reducidos sus costes por la emisión,
envío y archivo de las facturas. Diversos estudios han demostrado que este
ahorro puede llegar hasta el 90% respecto a los procesos de facturación
tradicionales.
3.- Menores tiempos de
entrega y cobro de facturas
La eficiencia de los procesos de emisión y recepción, la
inmediatez de éstos, y la práctica eliminación de errores de en la generación y
contabilización de facturas, contribuye a reducir los plazos de cobro de éstas.
4.- Mayor seguridad
El envío de facturas se realiza empleando redes privadas o
servicios específicos como AS2, FTPS, W. Services, etc. Además, con los
sistemas firma digital se garantiza la integridad, origen y autenticidad de
estas facturas.
5.-Automatización e
integración de los procesos de recepción de facturas
Es posible automatizar los procesos de validación y casación
a partir de los datos contenidos en el documento.
El origen electrónico
del documento permite la integración automática en el sistema y por tanto su
contabilización, dejándolas listas para su pago sin prácticamente intervención
humana.
¿Puedo emitir la
totalidad de mis facturas en modo electrónico?
Para emitir factura electrónica a un cliente, debemos contar
con el consentimiento de éste para recibir estos documentos en soporte
electrónico.
Su un cliente no esté
preparado para recibir facturas electrónicas puede exigir seguir recibiéndolas
en papel.
Existen herramientas como el Servicio de Publicación de
Facturas Electrónicas, que permiten extender los proyectos de einvoicing
incluso a aquellos destinatarios sin plataforma de recepción de facturas.
¿Estoy obligado a
emitir mis facturas en modo electrónico en algún caso?
En la mayoría de los países existe reglamentación específica
que exige la emisión de parte o de la totalidad de su facturación por medios
electrónicos para contratar con la Administración.
En España es obligatorio emitir en formato
electrónico las facturas de más de 5000 € dirigidas a la Administración General
del Estado.
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